Jobbeschreibung
Unser Institut
Das Erich Pommer Institut (EPI) ist einer der führenden Weiterbildungsanbieter in der deutschen und europäischen Medienlandschaft und unabhängiger Branchen-Think Tank. Unsere Themen sind #medienwirtschaft #medienrecht #medienproduktion #diversity #femaleleadership #film #games #musik und alles dazwischen! Werde Teil unseres hochmotivierten Teams und lass uns zusammen Karrieren bauen und fördern!
Besetzen möchten wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position Office Koordination (w/m/d), die eine Vielzahl täglicher büro- und verwaltungstechnischer Aufgaben übernimmt, zunächst befristet bis zum 31.12.2025. Eine Verlängerung wird angestrebt.
Wenn du Lust darauf hast, dass unser Büro reibungslos funktioniert und andere Geschäftsaktivitäten erfolgreich unterstützt werden und wenn du an der Seite unserer Geschäftsführerin und eines innovativen und engagierten Teams die Zukunft des EPI mitgestalten möchtest, sende uns Deine aussagekräftige Bewerbung (unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und des möglichen Starttermins) schnellstmöglich bis spätestens 17.02.2025.
Stellenanforderungen
Du wirst
im Büro eintreffende Besucher begrüßen und versorgen
Aufgaben aus dem allgemeinen Büromanagement übernehmen und Teams bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben unterstützen
Dateien und Aufzeichnungen mit effektiven Ablagesystemen verwalten
Arbeitsabläufe im Büro zur Gewährleistung der maximalen Effizienz übernehmen und gestalten
grundlegende Buchhaltungstätigkeiten übernehmen (auch Zuarbeit bei Förderanträgen- und Abrechnungen)
den Überblick über die Büro‑, Versicherungs- und Dienstleisterverträge behalten und diese verwalten
den Büromaterialbestand überwachen und das Aufgeben von Bestellungen übernehmen
Accounts und Lizenzen überwachen
Kunden- und Lieferantenbeziehungen pflegen
Du hast
nachgewiesene Erfahrungen als Office Koordination oder in einer ähnlichen Rolle
Kenntnisse in Bezug auf grundlegende Buchhaltungsprinzipien
einen soliden Umgang mit MS Office, Back-Office- und idealerweise Buchhaltungssoftware (DATEV)
praktische Kenntnisse im Umgang mit Büroausstattung
ein Organisationstalent mit hervorragenden Zeitmanagement- und Multitaskingfähigkeiten
hervorragende Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch)
Spaß an Kommunikation mit dem Team genauso wie mit dem Finanzamt oder der Berufsgenossenschaft
Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit anderen
eine abgeschlossene Ausbildung; Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder relevantem Bereich ist von Vorteil
Wir bieten Dir
eine spannende und erfüllende Tätigkeit in der deutschen und europäischen Medienbranche
ein gemütliches, helles Büro in der lebendigen Medienstadt Potsdam-Babelsberg – direkt gegenüber den Filmstudios Babelsberg und der Filmuniversität, mit Zugang zu ihrer tollen Mensa
Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
flexible Homeoffice-Regelungen und dennoch eine solide Eingebundenheit im Team
eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, die Innovation und neue Ideen fördert
ein hochmotiviertes Team, das Zusammenarbeit großschreibt und Dich aktiv einbindet
Eigenverantwortung und Einblick in spannende Projekte und die Möglichkeit, die Zukunft der Weiterbildung aktiv mitzugestalten
Babelsbergs schönste Dachterrasse zum Arbeiten und Entspannen
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Selbst wenn Du denkst, dass Du die Anforderungen nicht zu 100 Prozent erfüllst, Du aber großes Interesse an der Mitarbeit hast, freuen wir uns sehr auf Deine Bewerbung!
Bei Fragen erreichst Du uns über jobs@epi.media.
Bitte bewerben über: https://erichpommerinstitut.recruitee.com/o/office-koordination-wmd